Fica criado o Arquivo Público Municipal de Urupês, em nível de Coordenadora Técnica, subordinado diretamente ao Gabinete do Prefeito, com dotação orçamentária própria, tendo as seguintes atribuições:

I- formular a política de gestão de documentos do Município e coordenar a sua implantação, no âmbito do Poder Executivo;

II- garantir acesso às informações e arquivos no âmbito da Administração Pública Municipal, observadas as restrições legais eventualmente aplicáveis;

III- estabelecer e divulgar, mediante a elaboração de instruções normativas, diretrizes e normas para a gestão de documentos, inclusive em suporte magnético ou óptico, visando a organização e funcionamento dos protocolos e dos arquivos integrantes da rede municipal de arquivos;

IV- coordenar o trabalho de avaliação dos documentos públicos do Município e a elaboração e aplicação de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos;

V- autorizar a eliminação dos documentos públicos municipais desprovidos de valor permanente, na condição de instituição arquivista municipal, de acordo com a determinação prevista no artigo 9º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

VI- realizar o recolhimento de documentos de valor permanente e guarda definitiva e assegurar sua preservação e o acesso público;

VII- dar treinamento e orientação técnica aos profissionais responsáveis pelas atividades do arquivo, protocolo e   comunicações administrativas das unidades integrantes do Sistema Municipal de Arquivo;

VIII- promover a integração e incentivar a cooperação, pesquisa e interdisciplinaridade entre os profissionais envolvidos na gestão de documentos, inclusive a gestão informatizada de documentos, sistemas de informação e sistema de arquivos;  

IX- realizar projeto de natureza educativa e social, de preservação e divulgação do patrimônio documental, visando a recuperação da memória coletiva e as pesquisas sobre a História do Município;

X- estender a custódia aos documentos de origem privada, considerados de interesse público e social, sempre que houver conveniência e oportunidade;

XI- propor convênios e parcerias para efetivar a implantação de política de gestão de documentos e sistema de informação;

O Arquivo Público Municipal poderá custodiar, numa linha de parceria, os documentos da Câmara Municipal, mediante uma manifestação formal de vontade dos Poderes Legislativo e Executivo Municipais.

Ao Arquivo Público Municipal ficam subordinados técnica e funcionalmente todos os arquivos da administração pública municipal, integrantes do Sistema Municipal de Arquivos, sem prejuízo de sua subordinação administrativa.

O Arquivo Público Municipal constituir-se-á de:

I- Coordenação do Sistema Municipal de Arquivos;

II- Arquivo Permanente;

III- Arquivo Intermediário;

IV- Serviço de Ação Educativa e Cultural;

V- Serviço de Apoio Administrativo.

O Sistema Municipal de Arquivos tem como objetivos principais:

I- assegurar a implantação da gestão de documentos na administração municipal;

II- promover a integração dos protocolos e arquivos existentes nos diversos órgãos da administração municipal, que constituem a rede municipal de arquivos;

III- garantir o acesso aos documentos e às informações do Poder Público Municipal;

IV- contribuir para a normalização de procedimentos arquivísticos;

V- preservar e difundir o patrimônio documental, fonte para a pesquisa e produção de conhecimento.

O Sistema Municipal de Arquivos será integrado pelos seguintes órgãos:

I- órgão central e coordenador do Sistema: Arquivo Público Municipal;

II- órgãos setoriais: os arquivos dos órgãos e entidades da Administração Municipal

A Coordenação do Sistema Municipal de Arquivos, tem as seguintes atribuições:

I- elaborar princípios, diretrizes, normas e métodos sobre organização e funcionamento das atividades de arquivo e protocolo;

II- formular e implementar a política municipal de gestão e acesso aos documentos públicos;

III- estabelecer a articulação com os órgãos integrantes do Sistema Municipal de Arquivo e com unidades afins;

IV- prestar orientação técnica aos órgãos integrantes do Sistema;

V- aprovar e rever as propostas de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos dos órgãos da administração municipal;

VI- autorizar a eliminação de documentos públicos municipais;

VII- promover a realização de cursos para o desenvolvimento dos recursos humanos do Sistema;

VIII- providenciar a celebração de convênios ou termos de cooperação técnica com o Governo Municipal e entidades públicas, privadas, estaduais e nacionais, do Poder Legislativo, visando atingir os objetivos do Sistema;

IX- produzir editais e textos visando disseminar o conhecimento arquivístico;

X- opinar sobre os programas de informatização, a produção eletrônica de documentos e a instalação de redes de informação.

Ao Arquivo Permanente, responsável pela preservação dos documentos de valor permanente e guarda definitiva, compete:

I- proceder ao recolhimento e dar tratamento arquivístico adequado aos documentos de valor permanente e guarda definitiva;

II- promover a descrição, mediante a elaboração de instrumentos de pesquisa, que garantam acesso pleno às informações contidas nos documentos;

III- orientar e localizar para os usuários os documentos de seu interesse;

IV- fornecer reproduções de documentos, de acordo com as disponibilidades do órgão e a qualidade dos suportes originais;

V- implementar programa de conservação preventiva de documentos;

VI- expedir certidões de documentos sob sua custodia;

VII- realizar pesquisas e analisar proposições para a denominação de logradouros públicos.

Ao Arquivo Intermediário, responsável pelo arquivamento temporário de documentos que aguardam prazos prescricionais ou pré-caucionais, compete:

I- receber, por transferência, os documentos avaliados pelos órgãos integrantes do Sistema

II- manter a documentação organizada de acordo com sua proveniência e em satisfatórias condições de higiene;

III- atender às consultas dos órgãos de origem dos documentos e controlar os empréstimos;

IV- preparar os documentos para o recolhimento, acondicionando-os de acordo com os critérios estabelecidos pela Coordenação do Sistema Municipal de Arquivos, lavrando o respectivo Termo de Recolhimento de Documentos;

V- proceder à eliminação de documentos de acordo com os prazos previstos nas tabelas de temporalidade, lavrando o respectivo Termo de Eliminação de Documentos;

VI- manter atualizadas as informações sobre espaços disponíveis no depósito.

Ao Serviço de Ação Educativa e Cultural, responsável pelo desenvolvimento de pesquisa e pela promoção de eventos de caráter educativo e cultural, compete:

I- buscar parcerias e uma aproximação efetiva com órgãos públicos e privados para o desenvolvimento de programas, projetos e atividades de interesse cultural, educativo, técnico e científico;

II- identificar os arquivos privados, culturalmente significativos no Município;

III- referenciar documentos de interesse local, existentes em outras instituições, dentro e fora do Município;

IV- organizar exposições e eventos destinados a estreitar o vínculo da instituição com a comunidade;

V- desenvolver programas de incentivo à pesquisa e de divulgação do patrimônio documental do Município, em parceria com as instituições congêneres;

VI- desenvolver projetos integrados com a Secretaria Municipal de Educação, as escolas da rede municipal de ensino, bem como as escolas particulares;

VII- elaborar textos ou publicações de caráter educativo e cultural.

Ao Serviço de Apoio Administrativo, responsável pelas atividades relacionadas com os recursos humanos, orçamento e finanças, material e patrimônio, manutenção e comunicações administrativas, compete:

I- manter cadastro funcional atualizado e controle de freqüência, bem como os demais encargos de pessoal relacionados à elaboração das folhas de pagamento, movimentação e concessão de direitos e vantagens;

II- prever a receita e a despesa, visando a elaboração da proposta orçamentária;

III- proceder aos registros contábeis;

IV- operacionalizar a aplicação do orçamento aprovado;

V- providenciar a aquisição de material permanente e de consumo, responsabilizando-se por sua guarda e distribuição;

VI- elaborar o inventário de bens móveis do órgão;

VII- manter limpos e protegidos os equipamentos, móveis e instalações do Arquivo;

VIII- tomar as providências necessárias à segurança e prevenção de sinistros como incêndios, inundações e roubos;

IX- providenciar o registro e a identificação de visitantes e usuários;

X- preparar minutas de atos oficiais, de correspondência e de expedientes rotineiros.-

As secretarias e fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público deverão constituir, por meio de portaria, sua respectiva Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo, visando a elaboração de propostas de planos de classificação e tabela de temporalidade de documentos.

As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo são grupos permanentes e multidisciplinares, constituídas de, no mínimo, três (03) servidores.

São atribuições das Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivos:

I- implementar a política municipal de gestão de documentos, em conformidade com a orientação da Coordenação do Sistema Municipal de Arquivos;

II- promover a classificação de documentos produzidos e acumulados pelo órgão, independentemente da localização física, estado de conservação ou data em que foram produzidos;

III- elaborar propostas de plano de classificação e tabelas e tabelas de temporalidade de documentos;

IV- garantir, em suas respectivas áreas de atuação, a aplicação do plano de classificação e da tabela de temporalidade, bem como o cumprimento do calendário de eliminações, transferências e recolhimento de documentos, nos prazos definidos pelas tabelas de temporalidade. 

Para o cumprimento de suas atribuições, as Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo deverão escolher, dentre os seus membros, o responsável pela coordenação dos trabalhos. 

As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo deverão receber orientação jurídica para apresentar propostas de temporalidade e destinação aos documentos do respectivo órgão.

Para efeitos da aplicação desta lei e demais normas relativas à gestão de documentos, bem como ao funcionamento do Sistema Municipal de Arquivos, ficam definidos os seguintes conceitos:

I- Amostragem: fragmento de uma série documental destinada à eliminação selecionada por meio de critérios específicos e encaminhados ao Arquivo Público Municipal para guarda permanente;

II- Arquivo Corrente: constituído de documentos correntes, em curso ou que se conservam junto às unidades produtoras em razão de sua vigência e da frequência que são por elas consultados;

III- Arquivo Permanente: constituído de documentos permanentes, produzidos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados;

IV- Arquivo Intermediário: constituído de documentos com uso pouco freqüente que aguardam prazo de prescrição e precaução nas unidades que tenham atribuições de arquivos;

V- Arquivos Públicos: são os conjuntos de documentos produzidos, recebidos e acumulados por órgãos públicos e fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público, no exercício de suas funções e atividades;

VI- Arquivo Público Municipal: instituição arquivista pública responsável por formular e implementar políticas públicas de arquivos e gestão documental e assegurar a preservação e acesso aos documentos de ordem permanente;

VII- Avaliação de documentos: processo multidisciplinar de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins de definição de seus prazos de guarda e destinação;

VIII- Classificação de documentos: sequência de operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionados ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção e acumulação;

IX- Documentos de Arquivo: são os registros de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos e entidades da administração municipal no exercício de suas funções e atividades;

X- Gestão de Documentos:  é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos;

XI- Plano de Classificação de Documentos: instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo;

XII- Prazo de Precaução: intervalo de tempo durante o qual a Municipalidade guarda o documento por precaução, ante de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva;

XIII- Prazo de Prescrição: intervalo de tempo durante o qual a Municipalidade, ou qualquer interessado, pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dos documentos será dilatado sempre que ocorrer a interrupção ou suspensão da prescrição, em conformidade com a legislação vigente;

XIV- Prazo de Vigência: intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produção;

XV- Série Documental: conjunto de documentos resultante do exercício de uma mesma função ou atividade, documentos estes que têm o mesmo modo de produção, tramitação e resolução;

XVI- Sistema Municipal de Arquivos: conjunto de protocolos e arquivos da administração pública municipal, direta e indireta, que constituem a rede de arquivos do Município, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo articulado e integrado na consecução dos objetivos técnicos comuns, sob uma única Coordenação;

XVII- Tabela de Temporalidade de Documentos: instrumento arquivístico que, logo após a aprovação e oficialização pela autoridade competente, estabelece a destinação final dos documentos, isto é, eliminação ou guarda permanente,  relaciona as séries documentais que os documentos integram, os respectivos prazos de vigência, de prescrição e de precaução, em função de valores legais, fiscais, administrativos, técnicos, operacionais, históricos ou culturais e define os prazos para a eliminação, transferência e recolhimento de documentos públicos do Município;

XVIII- Termo de Eliminação de Documento: instrumento que tem por objetivo registrar as informações relativas à execução da eliminação (data, autorização, órgão responsável, séries documentais eliminadas, datas-limite, quantidades);

XIX- Termo de Recolhimento de Documentos: instrumento que tem por objetivo registrar a passagem de documentos considerados de guarda permanente, do Arquivo Corrente ou Intermediário para o Arquivo Permanente;

XX- Termo de Transferência de Documento: instrumento que tem por objetivo registrar a passagem de Documento do Arquivo Corrente para o Arquivo Intermediário.

O Poder Executivo instituirá a estrutura e o quadro funcional do Arquivo Público Municipal.

O Arquivo Público Municipal terá quadro próprio de servidores, admitido de acordo com os dispositivos legais vigentes.

É proibida a eliminação de todo e qualquer documento, produzido, recebido ou acumulado pela administração pública municipal, no exercício de suas funções ou atividades, sem a autorização do Arquivo Público Municipal.

As disposições desta lei aplicam-se também aos documentos arquivísticos eletrônicos, na forma da lei.

As disposições desta lei aplicam-se, no que couber, as fundações mantidas pelo poder público municipal.

Esta lei entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.