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PREFEITURA MUNICIPAL DE URUPÊS
CNPJ: 45.159.381/0001-94
Rua Gustavo Martins Cerqueira, 463 - Centro - Urupês/SP
Telefone/Fax: (17) 3552-1144 | E-mail: prefeitura@urupes.sp.gov.br

Lei 2562, de 20 de agosto de 2020
Dispõe sobre a criação do ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL e dá outras providências.
ALCEMIR CÁSSIO GRÉGGIO, Prefeito do Município de Urupês, Estado de São Paulo, usando de suas atribuições legais e com base no art. 70, n. III, da Lei Orgânica do Município, FAÇO SABER que a Câmara Municipal aprovou ele sanciona e promulga a seguinte LEI:
Capítulo I

DO ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL

Art. 1º

Fica criado o Arquivo Público Municipal de Urupês, em nível de Coordenadora Técnica, subordinado diretamente ao Gabinete do Prefeito, com dotação orçamentária própria, tendo as seguintes atribuições:


I- formular a política de gestão de documentos do Município e coordenar a sua implantação, no âmbito do Poder Executivo;

II- garantir acesso às informações e arquivos no âmbito da Administração Pública Municipal, observadas as restrições legais eventualmente aplicáveis;

III- estabelecer e divulgar, mediante a elaboração de instruções normativas, diretrizes e normas para a gestão de documentos, inclusive em suporte magnético ou óptico, visando a organização e funcionamento dos protocolos e dos arquivos integrantes da rede municipal de arquivos;

IV- coordenar o trabalho de avaliação dos documentos públicos do Município e a elaboração e aplicação de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos;

V- autorizar a eliminação dos documentos públicos municipais desprovidos de valor permanente, na condição de instituição arquivista municipal, de acordo com a determinação prevista no artigo 9º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

VI- realizar o recolhimento de documentos de valor permanente e guarda definitiva e assegurar sua preservação e o acesso público;

VII- dar treinamento e orientação técnica aos profissionais responsáveis pelas atividades do arquivo, protocolo e   comunicações administrativas das unidades integrantes do Sistema Municipal de Arquivo;

VIII- promover a integração e incentivar a cooperação, pesquisa e interdisciplinaridade entre os profissionais envolvidos na gestão de documentos, inclusive a gestão informatizada de documentos, sistemas de informação e sistema de arquivos;  

IX- realizar projeto de natureza educativa e social, de preservação e divulgação do patrimônio documental, visando a recuperação da memória coletiva e as pesquisas sobre a História do Município;

X- estender a custódia aos documentos de origem privada, considerados de interesse público e social, sempre que houver conveniência e oportunidade;

XI- propor convênios e parcerias para efetivar a implantação de política de gestão de documentos e sistema de informação;

Art. 2º

O Arquivo Público Municipal poderá custodiar, numa linha de parceria, os documentos da Câmara Municipal, mediante uma manifestação formal de vontade dos Poderes Legislativo e Executivo Municipais.

Art. 3º

Ao Arquivo Público Municipal ficam subordinados técnica e funcionalmente todos os arquivos da administração pública municipal, integrantes do Sistema Municipal de Arquivos, sem prejuízo de sua subordinação administrativa.

Art. 4º

O Arquivo Público Municipal constituir-se-á de:


I- Coordenação do Sistema Municipal de Arquivos;

II- Arquivo Permanente;

III- Arquivo Intermediário;

IV- Serviço de Ação Educativa e Cultural;

V- Serviço de Apoio Administrativo.

Art. 5º

O Sistema Municipal de Arquivos tem como objetivos principais:

I- assegurar a implantação da gestão de documentos na administração municipal;

II- promover a integração dos protocolos e arquivos existentes nos diversos órgãos da administração municipal, que constituem a rede municipal de arquivos;

III- garantir o acesso aos documentos e às informações do Poder Público Municipal;

IV- contribuir para a normalização de procedimentos arquivísticos;

V- preservar e difundir o patrimônio documental, fonte para a pesquisa e produção de conhecimento.

Art. 6º

O Sistema Municipal de Arquivos será integrado pelos seguintes órgãos:


I- órgão central e coordenador do Sistema: Arquivo Público Municipal;


II- órgãos setoriais: os arquivos dos órgãos e entidades da Administração Municipal

Parágrafo único

Poderá, também, integrar o Sistema Municipal de Arquivos, mediante celebração de convênio ou termo de cooperação com o Governo Municipal, o Poder Legislativo Municipal

Art. 7º

A Coordenação do Sistema Municipal de Arquivos, tem as seguintes atribuições:


I- elaborar princípios, diretrizes, normas e métodos sobre organização e funcionamento das atividades de arquivo e protocolo;

II- formular e implementar a política municipal de gestão e acesso aos documentos públicos;

III- estabelecer a articulação com os órgãos integrantes do Sistema Municipal de Arquivo e com unidades afins;

IV- prestar orientação técnica aos órgãos integrantes do Sistema;

V- aprovar e rever as propostas de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos dos órgãos da administração municipal;

VI- autorizar a eliminação de documentos públicos municipais;

VII- promover a realização de cursos para o desenvolvimento dos recursos humanos do Sistema;

VIII- providenciar a celebração de convênios ou termos de cooperação técnica com o Governo Municipal e entidades públicas, privadas, estaduais e nacionais, do Poder Legislativo, visando atingir os objetivos do Sistema;

IX- produzir editais e textos visando disseminar o conhecimento arquivístico;

X- opinar sobre os programas de informatização, a produção eletrônica de documentos e a instalação de redes de informação.

Art. 8º

Ao Arquivo Permanente, responsável pela preservação dos documentos de valor permanente e guarda definitiva, compete:


I- proceder ao recolhimento e dar tratamento arquivístico adequado aos documentos de valor permanente e guarda definitiva;

II- promover a descrição, mediante a elaboração de instrumentos de pesquisa, que garantam acesso pleno às informações contidas nos documentos;

III- orientar e localizar para os usuários os documentos de seu interesse;

IV- fornecer reproduções de documentos, de acordo com as disponibilidades do órgão e a qualidade dos suportes originais;

V- implementar programa de conservação preventiva de documentos;

VI- expedir certidões de documentos sob sua custodia;

VII- realizar pesquisas e analisar proposições para a denominação de logradouros públicos.


Art. 9º

Ao Arquivo Intermediário, responsável pelo arquivamento temporário de documentos que aguardam prazos prescricionais ou pré-caucionais, compete:


I- receber, por transferência, os documentos avaliados pelos órgãos integrantes do Sistema

II- manter a documentação organizada de acordo com sua proveniência e em satisfatórias condições de higiene;

III- atender às consultas dos órgãos de origem dos documentos e controlar os empréstimos;

IV- preparar os documentos para o recolhimento, acondicionando-os de acordo com os critérios estabelecidos pela Coordenação do Sistema Municipal de Arquivos, lavrando o respectivo Termo de Recolhimento de Documentos;

V- proceder à eliminação de documentos de acordo com os prazos previstos nas tabelas de temporalidade, lavrando o respectivo Termo de Eliminação de Documentos;

VI- manter atualizadas as informações sobre espaços disponíveis no depósito.

Art. 10

Ao Serviço de Ação Educativa e Cultural, responsável pelo desenvolvimento de pesquisa e pela promoção de eventos de caráter educativo e cultural, compete:


I- buscar parcerias e uma aproximação efetiva com órgãos públicos e privados para o desenvolvimento de programas, projetos e atividades de interesse cultural, educativo, técnico e científico;

II- identificar os arquivos privados, culturalmente significativos no Município;

III- referenciar documentos de interesse local, existentes em outras instituições, dentro e fora do Município;

IV- organizar exposições e eventos destinados a estreitar o vínculo da instituição com a comunidade;

V- desenvolver programas de incentivo à pesquisa e de divulgação do patrimônio documental do Município, em parceria com as instituições congêneres;

VI- desenvolver projetos integrados com a Secretaria Municipal de Educação, as escolas da rede municipal de ensino, bem como as escolas particulares;

VII- elaborar textos ou publicações de caráter educativo e cultural.

Art. 11

Ao Serviço de Apoio Administrativo, responsável pelas atividades relacionadas com os recursos humanos, orçamento e finanças, material e patrimônio, manutenção e comunicações administrativas, compete:


I- manter cadastro funcional atualizado e controle de freqüência, bem como os demais encargos de pessoal relacionados à elaboração das folhas de pagamento, movimentação e concessão de direitos e vantagens;

II- prever a receita e a despesa, visando a elaboração da proposta orçamentária;

III- proceder aos registros contábeis;

IV- operacionalizar a aplicação do orçamento aprovado;

V- providenciar a aquisição de material permanente e de consumo, responsabilizando-se por sua guarda e distribuição;

VI- elaborar o inventário de bens móveis do órgão;

VII- manter limpos e protegidos os equipamentos, móveis e instalações do Arquivo;

VIII- tomar as providências necessárias à segurança e prevenção de sinistros como incêndios, inundações e roubos;

IX- providenciar o registro e a identificação de visitantes e usuários;

X- preparar minutas de atos oficiais, de correspondência e de expedientes rotineiros.-

Capítulo II

DAS COMISSÕES DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVOS

Art. 12

As secretarias e fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público deverão constituir, por meio de portaria, sua respectiva Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo, visando a elaboração de propostas de planos de classificação e tabela de temporalidade de documentos.

Art. 13

As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo são grupos permanentes e multidisciplinares, constituídas de, no mínimo, três (03) servidores.

Art. 14

São atribuições das Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivos:


I- implementar a política municipal de gestão de documentos, em conformidade com a orientação da Coordenação do Sistema Municipal de Arquivos;

II- promover a classificação de documentos produzidos e acumulados pelo órgão, independentemente da localização física, estado de conservação ou data em que foram produzidos;

III- elaborar propostas de plano de classificação e tabelas e tabelas de temporalidade de documentos;

IV- garantir, em suas respectivas áreas de atuação, a aplicação do plano de classificação e da tabela de temporalidade, bem como o cumprimento do calendário de eliminações, transferências e recolhimento de documentos, nos prazos definidos pelas tabelas de temporalidade. 

Art. 15

Para o cumprimento de suas atribuições, as Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo deverão escolher, dentre os seus membros, o responsável pela coordenação dos trabalhos. 


Art. 16

As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo deverão receber orientação jurídica para apresentar propostas de temporalidade e destinação aos documentos do respectivo órgão.

Capítulo III

DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

Art. 17

Para efeitos da aplicação desta lei e demais normas relativas à gestão de documentos, bem como ao funcionamento do Sistema Municipal de Arquivos, ficam definidos os seguintes conceitos:


I- Amostragem: fragmento de uma série documental destinada à eliminação selecionada por meio de critérios específicos e encaminhados ao Arquivo Público Municipal para guarda permanente;

II- Arquivo Corrente: constituído de documentos correntes, em curso ou que se conservam junto às unidades produtoras em razão de sua vigência e da frequência que são por elas consultados;

III- Arquivo Permanente: constituído de documentos permanentes, produzidos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados;

IV- Arquivo Intermediário: constituído de documentos com uso pouco freqüente que aguardam prazo de prescrição e precaução nas unidades que tenham atribuições de arquivos;

V- Arquivos Públicos: são os conjuntos de documentos produzidos, recebidos e acumulados por órgãos públicos e fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público, no exercício de suas funções e atividades;

VI- Arquivo Público Municipal: instituição arquivista pública responsável por formular e implementar políticas públicas de arquivos e gestão documental e assegurar a preservação e acesso aos documentos de ordem permanente;

VII- Avaliação de documentos: processo multidisciplinar de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins de definição de seus prazos de guarda e destinação;

VIII- Classificação de documentos: sequência de operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionados ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção e acumulação;

IX- Documentos de Arquivo: são os registros de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos e entidades da administração municipal no exercício de suas funções e atividades;

X- Gestão de Documentos:  é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos;

XI- Plano de Classificação de Documentos: instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo;

XII- Prazo de Precaução: intervalo de tempo durante o qual a Municipalidade guarda o documento por precaução, ante de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva;

XIII- Prazo de Prescrição: intervalo de tempo durante o qual a Municipalidade, ou qualquer interessado, pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dos documentos será dilatado sempre que ocorrer a interrupção ou suspensão da prescrição, em conformidade com a legislação vigente;

XIV- Prazo de Vigência: intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produção;

XV- Série Documental: conjunto de documentos resultante do exercício de uma mesma função ou atividade, documentos estes que têm o mesmo modo de produção, tramitação e resolução;

XVI- Sistema Municipal de Arquivos: conjunto de protocolos e arquivos da administração pública municipal, direta e indireta, que constituem a rede de arquivos do Município, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo articulado e integrado na consecução dos objetivos técnicos comuns, sob uma única Coordenação;

XVII- Tabela de Temporalidade de Documentos: instrumento arquivístico que, logo após a aprovação e oficialização pela autoridade competente, estabelece a destinação final dos documentos, isto é, eliminação ou guarda permanente,  relaciona as séries documentais que os documentos integram, os respectivos prazos de vigência, de prescrição e de precaução, em função de valores legais, fiscais, administrativos, técnicos, operacionais, históricos ou culturais e define os prazos para a eliminação, transferência e recolhimento de documentos públicos do Município;

XVIII- Termo de Eliminação de Documento: instrumento que tem por objetivo registrar as informações relativas à execução da eliminação (data, autorização, órgão responsável, séries documentais eliminadas, datas-limite, quantidades);

XIX- Termo de Recolhimento de Documentos: instrumento que tem por objetivo registrar a passagem de documentos considerados de guarda permanente, do Arquivo Corrente ou Intermediário para o Arquivo Permanente;

XX- Termo de Transferência de Documento: instrumento que tem por objetivo registrar a passagem de Documento do Arquivo Corrente para o Arquivo Intermediário.


Capítulo IV

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 18

O Poder Executivo instituirá a estrutura e o quadro funcional do Arquivo Público Municipal.

Art. 19

O Arquivo Público Municipal terá quadro próprio de servidores, admitido de acordo com os dispositivos legais vigentes.

Parágrafo único

Enquanto não for implementado o disposto nos dois artigos anteriores, o Prefeito Municipal designará servidor para o exercício das atividades pertinentes ao Arquivo Municipal, de acordo com o disposto nesta lei.

Art. 20

É proibida a eliminação de todo e qualquer documento, produzido, recebido ou acumulado pela administração pública municipal, no exercício de suas funções ou atividades, sem a autorização do Arquivo Público Municipal.

Art. 21

As disposições desta lei aplicam-se também aos documentos arquivísticos eletrônicos, na forma da lei.

Art. 22

As disposições desta lei aplicam-se, no que couber, as fundações mantidas pelo poder público municipal.

Art. 23

Esta lei entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Prefeitura Municipal de Urupês, 20 de agosto de 2020
Alcemir Cassio Greggio
Prefeito do Município de Urupês
Publicada nesta Secretaria na data supra.
Mirian Luciani Fazoli Garcia Zucchini
Secretária Administrativa